L'accumulation d'informations et de données étouffe quelque peu les entreprises d’aujourd’hui. Il est devenu essentiel de trier les informations et documents à garder pour les utiliser le moment venu. Grâce au gestionnaire de contenu d'entreprise ou Enterprise Content Management (ECM), les organisations profitent de processus et de technologies permettant de capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser ses contenus et documents. Quelles sont les étapes de mise en place d'un tel système ?
L’analyse et la planification des besoins
La première étape d’un ECM réside dans l’évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise en termes de gestion de contenu. Il s’agit de déterminer quels sont les types de contenus à gérer, les processus métiers impactés, les exigences règlementaires à respecter sans perdre de vue les objectifs stratégiques de l’organisation. En effet, on distingue une grande diversité de contenus déclinés en une large variété de formats et/ou versions. Ces contenus vont des documents papiers aux enregistrements, en passant par les e-mails, les vidéos, les images, les photos, les rapports, les formulaires... De cet audit va découler le choix d’une solution pertinente de gestion de contenu. Elle est en général évolutive dans la mesure où elle peut concerner tout d'abord un service ou un secteur d’activité spécifique de l’entreprise. Cette solution logicielle peut inclure des systèmes de gestion de contenu, des serveurs de stockage, des scanners, des logiciels de numérisation etc. Une fois en place, le matériel sera configuré et personnalisé en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.La capture, l’acquisition des documents papiers ou digitaux
Le logiciel choisi, cette étape consiste maintenant à capturer, via la technique de dématérialisation, les documents papiers et par celle de l'acquisition, les documents digitaux. La méthode de capture des données dans un processus de système de gestion de contenu d’entreprise dépend donc du type de contenu à capturer. Parmi les méthodes les plus couramment utilisées on citera :- La numérisation, une méthode courante pour enregistrer les documents papier et les intégrer dans le système de gestion de contenu. Cette opération est réalisée à partir d’un scanner qui convertit les fichiers papiers en fichiers numériques. Certains utilisent la reconnaissance optique de caractères pour extraire automatiquement les documents numérisés.
- L’importation (acquisition) dans le système de gestion de contenu de fichiers numériques existants tels que des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint, des fichiers PDF etc.
- L’intégration d’autres systèmes et applications utilisés au sein de l’entreprise. Cela peut concerner les systèmes de gestion des ressources humaines, les systèmes de gestion clientèle, les systèmes de gestion fournisseurs etc. Les données capturées sont directement intégrées dans les systèmes de gestion de contenu d’entreprise.
L’indexation, le classement et la gestion des contenus
Une fois les contenus numérisés ou importés au sein d’un système centralisé, il faut qu’ils soient parfaitement indexés et classés afin d’être retrouvés rapidement et facilement par les utilisateurs. Il convient aussi que le système d’indexation et de classement permette aussi de retrouver rapidement et facilement des documents liés voire similaires. Par exemple, une facture numérisée peut être reliée à un bon de commande, un bordereau de livraison etc. Plusieurs étapes sont nécessaires pour indexer et classer des documents :
- Définir des métadonnées pertinentes pour faciliter la recherche et le tri ultérieur (titre, auteur, date de création, description, mots clés, catégories…)
- Utiliser des classifications ou des taxonomies qui sont des structures hiérarchiques permettant d'organiser les documents en catégories logiques. Par exemple, un document peut être classé sous une catégorie générale telle que " rapports financiers " et sous une sous-catégorie spécifique comme " rapports trimestriels "
- Appliquer des mots-clés associés aux documents pour les rendre facilement "recherchables". Ils peuvent être utilisés pour décrire le contenu du document, les sujets, les produits, les personnes concernées, etc. L'ajout de mots-clés adéquats lors de l'indexation aide à retrouver rapidement les documents lors de recherches ultérieures.
- Vérifier et valider les métadonnées saisies. Avant de finaliser l’indexation, il faut s'assurer que les informations sont correctes, cohérentes et complètes. Cela garantit l'exactitude des informations associées aux documents et facilite leur récupération ultérieure.